מה עושים כשאין מספיק מקום במשרד?

זה קורה כמעט לכל עסק שצומח: פתאום שמים לב שיותר מדי אנשים יושבים באותו חדר, ישיבות צוות זולגות למטבחון, ואין איפה להכניס אפילו עוד כיסא או עציץ. האינסטינקט הראשון הוא לחפש משרד חדש, אבל מעבר חלל הוא עסק יקר, מורכב וגוזל המון זמן ומשאבים.

לפני שאתם מתחילים לארוז ארגזים, להזמין מובילים ולשבור את הראש עם חוזי שכירות חדשים, יש לא מעט דברים שאפשר לעשות כדי לייצר עוד מרחב נשימה במשרד הקיים.

עושים סדר במרחב הקיים

לפעמים הבעיה היא לא הגודל של המשרד, אלא האופן שבו משתמשים בו. עם קצת חשיבה מחדש, אפשר לגלות שטחים "מבוזבזים" שפשוט מסתתרים מתחת לבלגן.

מעבר לדיגיטל וצמצום ניירת

אם יש לכם ארונות קלסרים שתופסים קירות שלמים או חדר ארכיון שסתם מעלה אבק, זה הזמן להיפרד. סריקת מסמכים, גריסה של מה שלא צריך, ומעבר מסודר לעבודה בענן יפנו לכם מטרים רבועים יקרים מפז. הקיר שהתפנה יכול להפוך בקלות לשתי עמדות עבודה חדשות או לפינת קפה קטנה.

שדרוג וצמצום ריהוט

שולחנות עבודה כבדים וריהוט מיושן אוכלים המון מקום. קחו בחשבון את הפעולות הבאות:

• מעבר לשולחנות משותפים (בנצ'ים): במקום שלכל עובד יהיה שולחן מופרד וגדול, שולחנות ארוכים וחלקים תופסים פחות מקום וחוסכים את המרווחים המבוזבזים שבין העמדות.
• שימוש בזרועות למסכים: מסכים שעומדים על סטנד תופסים חצי משטח העבודה. זרוע שמתחברת לקצה השולחן מפנה מקום ומאפשרת להשתמש בשולחנות צרים יותר.
• הוצאת ציוד עודף: האם אתם באמת צריכים שתי מדפסות ענק? האם כורסאות ההמתנה בכניסה באמת בשימוש? נקו את מה שלא הכרחי.

משנים את שיטת העבודה

מאז הקורונה, ברור שלא כל עובד חייב שולחן קבוע משלו מ-9 עד 17:00 בכל יום בשבוע.

מודל היברידי ועמדות חמות

אם חלק מהצוות שלכם עובד מהבית יום או יומיים בשבוע, אין שום היגיון להחזיק עמדות ריקות שמחכות להם. מעבר לשיטת "עמדה חמה", שבה עובדים מתיישבים איפה שפנוי כשהם מגיעים, יכול לצמצם את כמות השולחנות שאתם צריכים באופן משמעותי. כמובן שחשוב לדאוג ללוקרים אישיים, כדי שלכל עובד עדיין יהיה מקום משלו לאחסן את הציוד.

להגדיל את השטח בלי לעבור משרד

מה קורה אם צמצמתם, סידרתם, עברתם להיברידי – ועדיין ממש צפוף לכם? כאן שווה לבדוק אופציות יצירתיות להרחבה נקודתית, שלא דורשות העברת כתובת של כל החברה.

פתרונות בשטח הפנוי

אם המשרד שלכם ממוקם באזור תעשייה, במושב, או שיש לכם חצר צמודה וקצת שטח פנוי בחוץ, אתם לא חייבים לשכור עוד קומה בבניין ממול. אפשר פשוט לנצל את השטח החיצוני עם פתרונות יעילים כמו משרדים ניידים להשכרה שאפשר להציב ממש מחוץ למבנה הקיים שלכם. זה פתרון מעולה ומהיר אם חסר לכם פתאום חדר ישיבות, מוקד טלפוני שזקוק להפרדה אקוסטית, או סתם מרחב עבודה נוסף לצוות החדש – הכל בלי לשבור קירות, בלי ארנונה מטורפת ובלי להיכנס לשיפוצים של חודשים.

חללי עבודה משותפים קרובים

אם אתם יושבים במגדל ואין לכם מטר פנוי בחוץ, בדקו אם יש מתחם חללי עבודה במרחק הליכה. שכירת חדר קטן שם עבור צוות ספציפי (למשל, צוות הפיתוח או המכירות) יכולה לפתור את המצוקה המיידית במינימום התחייבות, ועדיין לשמור אותם קרובים מספיק למטה המרכזי שלכם.

מוצאים מקום

צפיפות במשרד היא כאב ראש ביומיום, אבל בסוף היא גם סימן נהדר לכך שהעסק שלכם גדל, חי ובועט. לפני שאתם קופצים לחתום על חוזה חדש שיכפיל לכם את ההוצאות ויכניס את החברה לסחרור של מעבר, שווה לעשות זום-אאוט ולבדוק איך אפשר למקסם את מה שכבר יש. כמעט תמיד תמצאו שם פתרון הרבה יותר זול והגיוני.