הקמת משרד חדש יכולה לגרור בקלות רשימת קניות ארוכה מדי. שולחנות, מסכים, מדפסות, כבלים, מטבחון, אחסון, ציוד תקשורת – ופתאום מוציאים סכומים גדולים גם על דברים שאפשר היה לדחות בחודשיים.
כדי להתחיל נכון, עדיף לחלק את הציוד לשלוש קבוצות:
1. מה שחייבים כדי לעבוד מהיום הראשון.
2. מה שמשפר את העבודה אבל יכול לחכות.
3. מה שכדאי לקנות רק אחרי שמבינים איך המשרד מתפקד בפועל.
מתחילים מעמדת העבודה, לא מהעיצוב
לפני כורסאות, תמונות וקישוטים, צריך לוודא שלכל עובד יש סביבת עבודה שאפשר באמת לעבוד בה.
הבסיס כולל שולחן בגודל מתאים, כיסא נוח, מחשב, מסך וכל הציוד ההיקפי שנדרש לתפקיד. במשרות משרדיות רבות מסך חיצוני אחד הוא מינימום סביר, ובתפקידים שדורשים עבודה על כמה מערכות במקביל ייתכן שכדאי להתחיל מראש עם שני מסכים.
גם כאן אין סיבה לקנות לכולם את אותו מחשב. איש מכירות שעובד בעיקר עם דפדפן, CRM ומייל אינו זקוק לאותה חומרה כמו מעצב, מתכנת או עובד שעורך קבצי וידאו כבדים.
אל תשכחו את הדברים הקטנים
דווקא פריטים זולים יחסית נוטים להתגלות כחוסרים ביום הראשון:
- מקלדות ועכברים
- מטענים וספקי כוח
- כבלי HDMI, DisplayPort ו-USB
- מפצלי חשמל
- מתאמים למחשבים ניידים
- אוזניות ומיקרופונים לשיחות
- מצלמות רשת במידת הצורך
עדיף להכין מראש כמה יחידות ספייר של הפריטים שנוטים להתקלקל או להיעלם.
ציוד מחשוב משותף – כאן כדאי לחשוב על אופן העבודה
במשרד קטן עם כמה עובדים, לא תמיד צריך ציוד נפרד לכל עמדה. מדפסת רשת אחת יכולה להספיק לכולם, וכך גם פתרונות אחסון, ציוד גיבוי וציוד תקשורת.
כאשר יש כמה מחשבים או שרתים שצריך לנהל מאותה עמדה, אפשר לבדוק גם מוצרי KVM לעסק, שמאפשרים לעבוד עם מספר מחשבים באמצעות סט משותף של מסך, מקלדת ועכבר. זה רלוונטי במיוחד לחדרי שרתים, עמדות IT וסביבות שבהן אין טעם להחזיק ציוד היקפי נפרד לכל מערכת.
הנקודה החשובה היא לא לקנות טכנולוגיה רק מפני שהיא קיימת. כל מוצר צריך לפתור בעיה אמיתית בדרך שבה המשרד עובד.
אינטרנט ותקשורת הם לא סעיף שכדאי להשאיר לרגע האחרון
משרד בלי אינטרנט יציב כמעט לא יכול לעבוד. כבר בשלב ההקמה כדאי לבדוק מהירות חיבור, מיקום הנתב וכיסוי אלחוטי בכל האזורים שבהם עובדים.
במשרדים גדולים יותר ייתכן שיהיה צורך בנקודות רשת פיזיות, מתגים, נקודות גישה נוספות או הפרדה בין רשת העובדים לרשת האורחים.
אם יש טלפוניה מבוססת אינטרנט, מערכות מצלמות, שירותי ענן או גיבויים אוטומטיים, כדאי להביא גם אותם בחשבון בעת בחירת התשתית. חיבור שמתאים לדירה עם שני מחשבים לא בהכרח מתאים למשרד שבו עשרה אנשים מנהלים שיחות וידאו במקביל.
ומה עם מדפסת?
כאן קל מאוד לקנות יותר מדי.
יש עסקים שעדיין מדפיסים חוזים, חשבוניות, תוכניות או חומר מקצועי באופן קבוע. עבורם מדפסת טובה היא כלי עבודה בסיסי. בעסקים אחרים מגלים אחרי חודש שהמדפסת כמעט לא נמצאת בשימוש.
לפני הקנייה כדאי לענות על שלוש שאלות:
- כמה באמת מדפיסים? אם מדובר בכמה דפים בשבוע, אין צורך במכשיר גדול ויקר.
- צריך צבע? הדפסה צבעונית מעלה את עלויות התחזוקה והדיו.
- צריך גם סריקה וצילום? אם כן, מכשיר משולב בדרך כלל יהיה נוח יותר מכמה מכשירים נפרדים.
ציוד לחדר ישיבות – לפי מספר הפגישות בפועל
לא כל משרד זקוק לחדר ישיבות עם מסך ענק ומערכת ועידה מתקדמת כבר ביום הראשון.
אם מתקיימות הרבה פגישות וידאו, כדאי להשקיע במסך, מצלמה, מיקרופון ורמקול שמאפשרים לכל המשתתפים לשמוע ולהישמע היטב. במשרד שבו רוב הפגישות מתקיימות מחוץ למקום, אפשר להתחיל עם ציוד בסיסי ולשדרג בהמשך.
כדאי במיוחד לבדוק את איכות האודיו. מסך מרשים לא יעזור אם הצד השני שומע הד או לא מצליח להבין מי מדבר.
מטבחון ואזור משותף – בסיס לפני פינוקים
בשלב הראשון בדרך כלל מספיקים מקרר, קומקום או מכונת קפה, מיקרוגל, כלי אוכל בסיסיים, פח ומקום לאחסון מזון.
אפשר כמובן להוסיף מכונת קפה מקצועית, בר מים, טוסטר וציוד נוסף, אבל עדיף לראות קודם במה העובדים באמת משתמשים.
אותו עיקרון נכון גם לגבי ריהוט משותף. כמה כיסאות נוספים ואזור קטן לשיחה יכולים להיות שימושיים מהיום הראשון – פינת לאונג' גדולה אפשר לרכוש גם בהמשך.
מה אפשר לדחות לחודש השני?
לא מעט דברים נראים חיוניים לפני פתיחת המשרד ומתגלים אחר כך כמיותרים.
ריהוט משלים, ציוד מתקדם לחדר הישיבות, מסכים נוספים, פתרונות אחסון מיוחדים ומכשירי מטבח הם דוגמאות לפריטים שאפשר לעיתים לדחות. אחרי כמה שבועות כבר יודעים איפה נוצרים עומסים, מה חסר לעובדים ואיזה ציוד כמעט לא נמצא בשימוש.
לסיכום
משרד חדש לא צריך להיות מושלם ביום הפתיחה. הוא צריך לאפשר לאנשים לעבוד בלי תקלות מיותרות. מתחילים מתשתיות, מחשבים, תקשורת ועמדות עבודה טובות, ורק אחר כך משלימים את השאר לפי הצורך האמיתי.
אולי יעניין אתכם גם:
